Постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 29.03.2013 N 384 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" в новой редакции"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"САФОНОВСКИЙ РАЙОН" СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 марта 2013 г. № 384
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"САФОНОВСКИЙ РАЙОН" СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ"
В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 06.06.2012 № 700 (в редакции постановления Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 12.11.2012 № 1515), руководствуясь Уставом муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области, Администрация муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" в новой редакции.
2. Считать утратившим силу постановление Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 10.08.2011 № 960 "Об утверждении Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".
3. Опубликовать настоящее постановление на официальном сайте Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.
4. Архивному отделу Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области (Н.Н. Фатеева) обеспечить исполнение вышеуказанного Административного регламента.
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области - управляющего делами Н.Д. Водневу.
Глава муниципального образования
"Сафоновский район"
Смоленской области
В.Е.БАЛАЛАЕВ
Утвержден
постановлением
Администрации
муниципального образования
"Сафоновский район"
Смоленской области
от 29.03.2013 № 384
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ "САФОНОВСКИЙ РАЙОН" СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, АРХИВНЫХ
ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ" В НОВОЙ РЕДАКЦИИ
(ДАЛЕЕ - АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ)
1. Общие положения
1.1. Предмет регулирования Административного регламента
предоставления муниципальной услуги
Административный регламент разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области (далее - отдел) при оказании муниципальной услуги.
1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических
лиц, имеющих право в соответствии с федеральным и областным
законодательством, муниципальными нормативными правовыми
актами либо в силу наделения их заявителями в порядке,
установленном законодательством Российской Федерации,
полномочиями выступать от их имени при взаимодействии
с отделом, иными органами местного самоуправления,
организациями при предоставлении муниципальной услуги
1.2.1. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.
1.2.2. При предоставлении муниципальной услуги от имени заявителей вправе выступать их законные представители или их представители по доверенности (далее - заявитель), выданной и оформленной в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
1.3. Требования к порядку информирования о порядке
предоставления муниципальной услуги
1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов отдела, адресах официальных сайтов и адресов электронной почты Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области (далее - Администрация).
Место нахождения отдела: ул. Ленина, д. 3, г. Сафоново, Смоленская область, 215500.
Отделом осуществляет прием заявителей в соответствии со следующим графиком:
понедельник: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.;
вторник: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.;
среда: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.;
четверг: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.;
пятница: с 08 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.;
перерыв: с 13 час. 00 мин. до 14 час. 00 мин.;
выходные дни: суббота и воскресенье.
Справочные телефоны, факс: (8-481-42) 4-46-88, тел./факс: 4-18-44.
Адрес официального сайта Администрации в сети Интернет: www.admin-safonovo.ru, адрес электронной почты: E-mail: admin@admin-safonovo.ru.
1.3.2. Информация о месте нахождения и графике работы отдела размещается:
1) на Интернет-сайте Администрации: в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет);
2) на региональном портале государственных услуг.
Сведения о муниципальной услуге также можно получить на базе Сафоновского многофункционального центра-филиала Смоленского областного государственного бюджетного учреждения "Многофункциональный центр" (далее - МФЦ).
Адрес: 215505, Смоленская область, г. Сафоново, микрорайон-1, д. 20.
Тел.: (48142) 5-81-44, 5-88-76.
Факс: (48142) 5-81-44.
E-mail: mfcsafonovo1@admin.smolensk.ru, mfc.safonovo@yandex.ru.
1.3.3. Размещаемая информация содержит также:
1) извлечения из нормативных правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления муниципальной услуги;
2) текст Административного регламента с приложениями;
3) блок-схему (приложение № 1 к Административному регламенту);
4) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
5) порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
6) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых отделом в ходе предоставления муниципальной услуги.
1.3.4. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в форме индивидуального информирования и публичного информирования.
1.3.5. При необходимости получения консультаций заявители обращаются в отдел, а также к специалистам МФЦ.
1.3.6. Консультация по процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться сотрудниками отдела:
- в письменной форме на основании письменного обращения;
- при личном обращении;
- по телефону: (481-42) 4-46-88;
- по электронной почте.
Все консультации являются бесплатными.
1.3.7. Требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников отдела, а также специалистов МФЦ с заявителями:
- консультации в письменной форме предоставляются сотрудниками отдела либо специалистами МФЦ на основании письменного запроса заявителя, в том числе поступившего в электронной форме, в течение 30 дней после получения указанного запроса;
- при консультировании по телефону сотрудник отдела, а также специалист МФЦ представляются, назвав свои фамилию, имя, отчество, должность, предлагают представиться собеседнику, выслушивают и уточняют суть вопроса. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;
- по завершении консультации сотрудник отдела, а также специалист МФЦ должны кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые следует предпринять заявителю;
- сотрудник отдела, а также специалист МФЦ на телефонные звонки, письменные и электронные обращения заявителей обязаны в максимально вежливой и доступной форме предоставлять исчерпывающую информацию.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги - "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".
2.2. Наименование органа, предоставляющего
муниципальную услугу
2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.
2.2.2. Для предоставления муниципальной услуги отделу не требуется обращения в иные органы государственной власти, органы государственных внебюджетных фондов, органы местного самоуправления и организации.
2.2.3. Запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является получение заявителем одного из следующих документов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий или писем об отсутствии документов или сведений.
2.3.2. Результат предоставления муниципальной услуги может быть передан заявителю в очной или заочной форме, в одном или нескольких видах (бумажном, бумажно-электронном посредством факса, электронной почты, электронном).
2.3.3. При очной форме получения результата предоставления муниципальной услуги заявитель или его доверенное лицо обращаются в отдел лично. При обращении в отдел заявитель предъявляет паспорт гражданина Российской Федерации или иной документ, удостоверяющий личность; доверенное лицо - доверенность, оформленную в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
2.3.4. При очной форме получения результата предоставления муниципальной услуги заявителю или его доверенному лицу выдается документ, заверенный рукописной подписью начальника отдела.
2.3.5. При заочной форме получения результата предоставления муниципальной услуги в бумажном виде документ, заверенный рукописной подписью начальника отдела, направляется заявителю по почте (письмом) на адрес заявителя, указанный в запросе (заявлении).
2.3.6. При заочной форме получения результата предоставления муниципальной услуги в электронном виде документ, заверенный электронной подписью ответственного сотрудника отдела, направляется на адрес электронной почты, указанный в запросе (заявлении) и (или) передается на Единый портал.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 рабочих дней с момента регистрации запроса (заявления) и комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги в отделе.
Срок исполнения запроса по НСА отдела - не более 15 дней с момента регистрации запроса.
2.4.2. При направлении заявителем заявления и копий всех необходимых документов, предоставляемых заявителем, по почте срок предоставления муниципальной услуги отсчитывается от даты их поступления в отдел (по дате регистрации).
2.4.3. При направлении заявления и всех необходимых документов, предоставляемых заявителем, в электронном виде срок предоставления муниципальной услуги отсчитывается от даты их поступления в отдел (по дате регистрации) либо по дате регистрации в информационной системе, о чем заявитель получает соответствующее уведомление через Единый портал.
2.4.4. Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет 1 рабочий день.
2.4.5. Запросы (заявления), не относящиеся к составу хранящихся в отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.
2.5. Правовые основания для предоставления
муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);
- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 № 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу", (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 11);
- Регламентом Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области, утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 07.07.2006 № 794;
- Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования "Сафоновский район", утвержденным постановлением Администрации муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области от 26.10.2006 № 1235.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с законодательными или иными нормативными
актами для предоставления муниципальной услуги, подлежащих
представлению заявителем
2.6.1. В перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, входят:
1) заявление (запрос) (приложения № 2, № 3);
2) документ, удостоверяющий личность заявителя, или документ, удостоверяющий личность представителя заявителя (если заявление и документ подаются представителем заявителя).
К заявлению (запросу) могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.6.2. Запрещено требовать от заявителя представления документов и информации, не входящих в перечень документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего Административного регламента.
2.6.3. В заявлении (запросе) указываются:
- наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество);
- год и месяц рождения заявителя;
- почтовый и/или электронный адреса заявителя;
- указание темы (вопроса);
- хронология запрашиваемой информации;
- личная подпись заявителя и дата;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения заявления (запроса).
2.6.4. Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:
- фамилия, имя и отчество (при наличии) заявителя, адрес его места жительства, телефон (если есть) должны быть написаны полностью;
- в документе не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
- документы не должны быть исполнены карандашом;
- документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых допускает многозначность истолкования содержания.
2.6.5. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги, могут быть представлены как в подлинниках, так и в копиях, заверенных в установленном законодательством порядке.
2.6.I. Исчерпывающий перечень документов, необходимых
для предоставления муниципальной услуги, которые находятся
в распоряжении государственных органов, органов местного
самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе
представить по собственной инициативе
Данный перечень документов не предусмотрен муниципальной услугой.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
2.7.1. Отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6.1 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме.
2.7.2. Документы не соответствуют требованиям, установленным пунктами 2.6.3 и 2.6.4 настоящего Административного регламента.
2.7.3. Предоставление заявителям документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения.
2.7.4. Заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в предоставлении муниципальной услуги
В предоставлении муниципальной услуги заявителя отказывается в случае:
2.8.1. Если запрос не поддается прочтению, о чем в течение 7 дней со дня его регистрации сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.8.2. Если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
2.8.3. Если в запросе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях,
предусмотренных федеральными законами, принимаемыми
в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
Смоленской области, муниципальными правовыми актами
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
запроса о предоставлении муниципальной услуги
и при получении результата предоставления
муниципальной услуги
2.10.1. Услуга предоставляется в порядке живой очереди.
2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса (заявления) о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.
2.10.3. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса о предоставлении
муниципальной услуги, в том числе в электронной форме
Поступившие в отдел письменные запросы регистрируются в течение 3 дней со дня поступления.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга
2.12.1. Прием граждан осуществляется в выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.
Помещения должны содержать места для ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.
2.12.2. Центральный вход в здание, где располагается отдел, должен содержать информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы органов, непосредственно предоставляющих муниципальные услуги.
2.12.3. В помещении для ожидания и приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями (диванами, креслами) и столами для возможности оформления документов.
2.12.4. В помещениях ожидания и приема пользователей должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи (занавесей).
2.12.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация.
На информационных стендах, официальном сайте в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:
- номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- режим работы отдела;
- график личного приема граждан ответственными сотрудниками отдела;
- номера кабинетов, где осуществляются прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;
- фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществляющего прием письменных обращений и устное информирование граждан;
- настоящий Административный регламент.
2.12.6. Помещения для приема заявителей должны быть оборудованы табличками с указанием номера кабинета и должности лица, осуществляющего прием. Место для приема заявителей должно быть оборудовано стулом, иметь место для размещения документов, заявлений.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.13.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
1) транспортная доступность мест предоставления муниципальной услуги;
2) обеспечение беспрепятственного доступа к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
3) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в сети Интернет.
2.13.2. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
1) соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;
2) количество взаимодействий заявителя с ответственными сотрудниками отдела при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность (1 раз по 15 минут);
3) возможность получения муниципальной услуги в МФЦ;
4) возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги.
2.14. Особенности предоставления муниципальных услуг
в многофункциональных центрах и особенности предоставления
муниципальных услуг в электронной форме
2.14.1. Запросы и заявления могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
2.14.2. Запросы и заявления, поступившие в отдел в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом для письменных обращений. В обращении заявитель в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) - для граждан или наименование юридического лица (организации) - для юридических лиц и иных организаций; адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявитель вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования
к порядку их выполнения
3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием письменных запросов (заявлений) заявителей;
- регистрацию и учет обращений по установленной форме;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;
- подготовку ответов заявителям;
- отправление заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
3.3. Прием и регистрация документов
3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры муниципальной услуги является личное обращение заявителя в отдел либо поступление запроса (заявления) в отдел по почте, по информационно-телекоммуникационным сетям общего доступа, в том числе сети Интернет, включая электронную почту.
3.3.2. Сотрудник отдела, в обязанности которого входит принятие документов:
1) проверяет наличие всех необходимых документов в соответствии с перечнем, установленным пунктом 2.6.1 настоящего Административного регламента;
2) проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным пунктом 2.6.3 настоящего Административного регламента;
3) регистрирует поступление запроса в соответствии с установленными правилами делопроизводства;
4) сообщает заявителю номер и дату регистрации запроса.
3.3.3. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса проверяется соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.
3.3.4. Результатом административной процедуры является получение сотрудником отдела, уполномоченным на рассмотрение запроса заявителя, принятых документов.
3.3.5. Продолжительность административной процедуры не более 2 дней.
3.3.6. Обязанности сотрудника отдела, ответственного за прием и регистрацию документов, должны быть закреплены в его должностной инструкции.
3.4. Рассмотрение обращения заявителя
3.4.1. Основанием для начала процедуры рассмотрения обращения заявителя и оформления результата предоставления муниципальной услуги является получение сотрудником отдела, уполномоченным на рассмотрение обращения заявителя, принятых документов.
3.4.2. При получении запроса заявителя сотрудник отдела, ответственный за рассмотрение обращения заявителя:
1) устанавливает предмет обращения заявителя;
2) проверяет наличие приложенных к заявлению документов, перечисленных в пункте 2.6.1 настоящего Административного регламента;
3) устанавливает наличие полномочий отдела по рассмотрению обращения.
3.4.3. В случае если предоставление муниципальной услуги входит в полномочия отдела и отсутствуют определенные пунктом 2.8 настоящего Административного регламента основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, сотрудник отдела, ответственный за рассмотрение обращения заявителя, готовит в двух экземплярах ответ/результат предоставления муниципальной услуги заявителю.
3.4.4. Ответ может быть подготовлен в виде:
- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующие структуры, организации;
- письменного уведомления заявителя о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
- письменного уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ.
3.4.5. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
3.4.6. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов отдел письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого отделом по запросу заявителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
3.4.7. Генеалогический запрос пользователя отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.
3.4.8. Результатом административной процедуры является исполнение запроса заявителя.
3.4.9. Продолжительность административной процедуры - не более 21 дня.
3.4.10. Обязанности сотрудника отдела, ответственного за рассмотрение документов, должны быть закреплены в его должностной инструкции.
3.5. Выдача результата предоставления муниципальной услуги
3.5.1. Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.
3.5.2. Основанием для начала процедуры выдачи результата предоставления муниципальной услуги является подписание ответственным сотрудником отдела соответствующих документов и выдача их заявителю.
3.5.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
3.5.4. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.
3.5.5. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителей.
3.5.6. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
3.5.7. Отправление архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, д. 12, г. Москва, 119200).
3.5.8. Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".
3.5.9. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в отделе 5 лет.
3.5.10. Продолжительность административной процедуры не более 3 дней.
4. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением
и исполнением ответственными лицами отдела положений
настоящего Административного регламента и иных нормативных
правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению
муниципальной услуги, а также принятием решений
ответственными лицами
4.1.1. Общий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется заместителем Главы муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области - управляющим делами.
4.1.2. Текущий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется начальником отдела в форме проверок соблюдения специалистами сроков и последовательности проведения административных процедур предоставления муниципальной услуги.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества предоставления
муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля
за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
4.2.1. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых и годовых планов работы Администрации) и внеплановыми.
4.2.2. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги ответственными лицами, муниципальными служащими.
4.2.3. Плановый контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется в ходе проведения проверок в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным Главой муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области.
4.2.4. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.2.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с федеральным и областным законодательством.
4.3. Ответственность сотрудников отдела за решения
и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые)
ими в ходе предоставления муниципальной услуги
4.3.1. Сотрудники отдела несут персональную ответственность за несоблюдение сроков и последовательности совершения административных действий. Персональная ответственность сотрудников отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
4.3.2. В случае выявления нарушений виновное лицо привлекается к ответственности в порядке, установленном федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами Администрации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также ответственного лица
и муниципальных служащих
5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги, в досудебном порядке
5.1.1. Заявитель имеет право на обжалование действий или бездействия ответственного лица отдела при предоставлении муниципальной услуги в досудебном порядке.
Заявитель может обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) на основании Административного регламента (далее - обращение), устно или письменно к заместителю Главы муниципального образования "Сафоновский район" Смоленской области - управляющему делами, осуществляющему контроль за предоставлением муниципальной услуги.
5.1.2. В письменном обращении заявитель в обязательном порядке указывает:
а) наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя и отчество ответственного лица, либо должность соответствующего лица;
б) предмет обращения;
в) фамилию, имя, отчество заявителя (либо фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);
г) почтовый адрес заявителя;
д) контактный телефон заявителя;
е) личную подпись заявителя (его уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя) и дату.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному обращению копии документов в обоснование своих изложенных доводов.
Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не должно содержать нецензурных выражений.
5.1.3. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
5.1.4. Жалоба подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае отказа в приеме документов у заявителя - в течение 5 рабочих дней.
5.1.5. По результатам рассмотрения обращения ответственным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя или об отказе в удовлетворении жалобы.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю почтовой связью и (или) по электронной почте.
5.1.6. Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, по которым оно признано необоснованным, в котором указывается право заявителя обжаловать решение, принятое органом местного самоуправления, в судебном порядке.
Обращение заявителей считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
5.2. Обжалование действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе предоставления
муниципальной услуги, в судебном порядке
Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия или бездействие сотрудников отдела в судебном порядке.
Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется действующим законодательством Российской Федерации.
Приложение № 1
к Административному регламенту
БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ"
Начало предоставления муниципальной услуги: поступление запроса заявителя
в архивный отдел
\/
Регистрация запроса - в день поступления заявления
\/
Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности
исполнения запроса
нет да
\/ \/
Уведомление заявителя о Исполнение запроса
предоставлении дополнительных
сведений или о невозможности
исполнения запроса
\/
Оформление архивной справки
\/
Отправка архивной справки
\/
Предоставление муниципальной услуги
завершено
Приложение № 2
к Административному регламенту
_______________________________
название архивного отдела
Анкета-заявление
для наведения архивной справки по документам
1. Фамилия, имя, отчество (и все
изменения их), год и месяц рождения
лица, о котором запрашивается
архивная справка
2. Фамилия, имя, отчество лица,
запрашивающего архивную справку, и
отношение к лицу, о котором
запрашивается справка (для лиц,
запрашивающих справку о других
лицах). Адрес и номер телефона
заявителя
3. Куда и для какой цели
запрашивается архивная справка
4. О чем запрашивается архивная
справка (полное название вопроса)
5. Наименование документа, в котором
изложен данный вопрос с указанием
его даты и номера
__________________________________________
подпись заявителя, расшифровка подписи
"___"___________ 201_ г.
Приложение № 3
к Административному регламенту
_____________________________
название архивного отдела
Анкета-заявление
для наведения архивной справки по документам
1. Фамилия, имя, отчество (и все
изменения их), год и месяц рождения
лица, о котором запрашивается
архивная справка
2. Фамилия, имя, отчество лица,
запрашивающего архивную справку, и
отношение к лицу, о котором
запрашивается справка (для лиц,
запрашивающих справку о других
лицах). Адрес и номер телефона
заявителя
3. Куда и для какой цели
запрашивается архивная справка
4. О чем запрашивается архивная
справка (полное название вопроса)
5. Должность
__________________________________________
подпись заявителя, расшифровка подписи
"___" ___________ 201_ г.
------------------------------------------------------------------