Распоряжение Администрации города Смоленска от 15.02.2013 N 82-р/адм "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 февраля 2013 г. № 82-р/адм

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

В целях обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства в Администрации города Смоленска, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", руководствуясь Уставом города Смоленска:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска.
2. Признать утратившими силу распоряжения Администрации города Смоленска:
от 06.05.2011 № 515-р/адм "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска";
от 20.07.2012 № 701-р/адм "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска".
3. Обязать глав администраций районов города Смоленска, руководителей управлений, комитетов и самостоятельных отделов Администрации города Смоленска ознакомить муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не относящиеся к муниципальным должностям, с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Смоленска и обеспечить безусловное исполнение установленных ею требований.
4. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на сайте Администрации города Смоленска.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города - начальника Управления делами Администрации города Смоленска Ефремову А.В.

Глава Администрации
города Смоленска
Н.Н.АЛАШЕЕВ





Утверждена
распоряжением
Администрации
города Смоленска
от 15.02.2013 № 82-р/адм

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СМОЛЕНСКА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Смоленска (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Смоленска (далее - Администрация) документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).
1.2. Правовой основой Инструкции являются Федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", от 29.12.94 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-СТ, постановление Администрации Смоленской области от 13.11.2007 № 394 "Об утверждении Порядка организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц органов исполнительной власти Смоленской области и Правил обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи" и Регламент Администрации города Смоленска, утвержденный распоряжением Администрации города Смоленска от 23.01.2013 № 27-р/адм "О Регламенте Администрации города Смоленска".
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Управление делами Администрации (далее - Управление делами) в соответствии с действующим Положением об Управлении делами.
1.5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.6. Ведение делопроизводства осуществляется:
в Управлении делами, включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, контроль хода и результатов исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства, - Управлением делами в соответствии с Положением о нем и должностными инструкциями сотрудников Управления;
в структурных подразделениях Администрации, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль за исполнением документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения, отправку исходящих документов, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота, - ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствии с их должностными обязанностями.
1.7. Работники структурных подразделений Администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения заместителя главы Администрации - начальника Управления делами.
1.10. Работать с документами вне служебных помещений не разрешается.
1.11. Требования Инструкции обязательны для всех работников Администрации.
1.12. Основные понятия:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ - официальный документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, подписанная электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП);
ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Документы, создаваемые в Администрации, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Microsoft Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.
Для выделения заголовка в приложениях могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое - 30 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1. Правила оформления и расположения основных
реквизитов документов

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
- "Герб города Смоленска";
- "Наименование органа местного самоуправления" или "Наименование должности должностного лица органа местного самоуправления";
- "Справочные данные об органе местного самоуправления";
- "Наименование вида документа";
- "Дата документа";
- "Регистрационный номер документа";
- "Ссылка на регистрационный номер и дату документа";
- "Место составления или издания документа";
- "Гриф ограничения доступа к документу";
- "Адресат";
- "Гриф утверждения документа";
- "Резолюция";
- "Заголовок к тексту";
- "Отметка о контроле";
- "